Erstellen von Serienbriefen mit Microsoft Office® Word 2007 – 2010
Mit Hilfe des Serienbriefs kann man sich die Arbeit erleichtern, wenn man verschiedenen Personen einen Brief mit gleichen Inhalt schreiben möchte. Bevor man den Serienbrief beginnt muss eine Datenquelle vorhanden sein. Dafür eignen sich Datenbanken oder Tabellen, die z.B. mit Microsoft Office Excel® angefertigt wurden. Erst dann ist es sinnvoll mit dem eigentlichen Brief zu beginnen.
Zuerst schreibt man den Brief mit der Textverarbeitung (Word) ohne Adresse und Anrede. Dabei müssen die Regeln zum Schreiben von Briefen beachtet werden. Wenn der Brief soweit fertig ist, wechselt man zum Bereich Sendungen.
Hier wählt man „Vorhandene Liste verwenden“ und sucht anschließend die Datenquelle in dem sich öffnenden Menü.
Wenn die Adressdaten verfügbar sind, werden mehrere Auswahlfelder in der Menüleiste aktiviert. (Sie sind nicht mehr transparent und können jetzt benutzt werden.)
Mit Hilfe der Auswahl „Seriendruckfeld einfügen“ können die notwendigen Felder ausgewählt werden.
Die ausgewählten Felder werden mit Klammern dargestellt. Das Feld für den Familiennamen sieht dann so aus: «Name» . Diese Felder können anschließend getrennt oder auf die nächste Zeile verschoben werden.
Nach der Fertigstellung des Adressfeldes, sollte es etwa so aussehen:
«Vorname» «Name»
«Straße» «Hausnummer»
«PLZ» «Ort»
Zwischen den einzelnen Feldern muss noch ein Leerzeichen eingefügt werden. Sonst würden Vorname und Familienname direkt aneinander stehen.
Mit der Auswahl „Vorschau Ergebnisse“ kann man schon einmal nachsehen, wie die einzelnen Adressen aussehen. Beim Klicken auf die Pfeile links und rechts von der Zahl (Nummer des Datensatzes) wird vor oder zurück geblättert. Diese Vorschau kann durch erneutes Klicken auf „Vorschau Ergebnisse“ abgeschaltet werden.
Ein weiteres Thema ist die Anrede in der Adresse und im Brief. Bei der Anrede können ebenfalls Seriendruckfelder verwendet werden. Welche verwendet werden, ist von der Art des Briefs abhängig. Bei förmlichen, offiziellen Schreiben sollte es der Familienname sein. Bei Einladungen und privateren Anliegen kann es auch der Vorname sein.
Wir haben in der Datenbank im Feld Geschlecht entweder „m“ oder „w“ eingetragen. Mit diesen Einträgen kann die Anrede an das Geschlecht des Empfängers angepasst werden.
Dazu kann im Bereich „Felder schreiben und einfügen“ mit Regeln gearbeitet werden. Vor dem Einfügen muss die Stelle der Anrede angeklickt werden. Dann kann die Regel „Wenn… Dann… Sonst…“ geöffnet werden.
Nach dem Muster in der Abbildung wird die Anrede vor der Adresse erzeugt. Nach „OK“ kann es im Brief mit „Vorschau Ergebnisse“ kontrolliert werden.
Für die Anrede im Brief kann man genau so verfahren. Bei Frauen sollte die Anrede „Sehr geehrte Frau «Name»“ und bei Männern „Sehr geehrter Herr «Name»“ lauten. Bei persönlicheren Briefen kann auch „Liebe «Vorname»“ oder „Lieber «Vorname»“ verwendet werden.
Auch hier kann das Ergebnis mit „Vorschau Ergebnisse“ kontrolliert werden. Wenn das Resultat nicht wie geplant aussieht, ist es sinnvoll den falschen Teil zu löschen und neu zu beginnen.